Trabajo 2.0

Recientemente he comenzado a utilizar una de las llamadas aplicaciones de la Web 2.0: Sidejobtrack para llevar el control del trabajo que hago fuera de las horas de mi trabajo asalariado. Esta aplicación sirve para llevar el control de los clientes, proyectos e incluso recibos, permitiendo imprimirlos o mandarlos por correo electrónico.

También puede producir informes de lo que se ha cobrado en un período de tiempo, lo que es útil al final del año fiscal.

Este tipo de herramienta es útil y sencilla. Me parece interesante que este hecha específicamente para estos trabajos secundarios que se hacen de forma independiente. Hay una variedad de aplicaciones de este mismo estilo con mayor o menor complejidad, algunas sólo para hacer recibos como Blinksale otras para controlar el tiempo utilizado en cada proyecto, y otros son sistemas de trabajo en grupo completos.

Multitarea

Estaba leyendo por ahí un link a la revista Time, donde explica como una señora hace una variedad de cosas a la vez, y describe como por ejemplo hace ejercicio durante una conferencia telefónica.

Me ha sorprendido, porque es lo contrario de lo que hago yo. Por la razón que sea, sólo puedo hacer una tarea bien a la vez. De hecho, lo que hago es mirar la lista de tareas a hacer, y una vez he elegido una, la suelo hacer sin interrupción hasta que la termino.

Otro tema, es que si se dividen las tareas complejas en sub-tareas menores, pueda realizar una de las sub-tareas de una tarea mayor, y una vez terminada, otra sub-tarea de otra tarea distinta, dando la impresión de multitarea.

Intraspam

Mientras que no tengo ningún problema en agregar dominios y personas a mi lista personal de spammers en mi ordenador doméstico, esto no es tan fácil con la intranet. Por la mañana al ver los mensajes que llenan mi correo electrónico en Groupwise las ofertas de cursos para personal no cualificado o las advertencias de que el propietario del coche tal o cual "aparcado antisocialmente" debe retirar inmediatamente el vehículo desearía volver a mi ordenador doméstico donde puedo controlar lo que pasa. (Y donde mi cliente de correo no me produce malestar gástrico)

El caso es que mientras que no tengo demasiado problema en poner una regla que pase todos los mensajes dirigidos a todo el edificio a una carpeta que no leo, me intranquiliza el poner al administrador en una lista semejante.

Creo que hay varias maneras de resolver esto. Una sería con protocolos que limiten estrictamente los mensajes que se pueden enviar a más de 10 personas, otra: usando Wikis dentro de la intranet enfocados a grupos de usuarios específicos para diseminar este tipo de información que no es sensitiva al tiempo pero que puede ser útil.

El problema del correo electrónico es que en cierto sentido es "push media" como la televisión, en vez de "pull media" como la web. Creo que el determinar qué tipo de medio se precisa para distribuir una información dada es esencial para mantener la salud mental continuada.

Teatros/Actores

Una de los problemas más frecuentes que tengo es la dificultad en recordar los nombres de la gente con la que trabajo. Trabajo en al menos cuatro contextos diferentes cada semana, y las personas en éstos, a veces son las mismas, a veces difieren.

Una de las soluciones que he adoptado es usar Omni Outliner para hacer una lista de contextos en los que trabajo y una lista de las personas con las que trabajo y su rol. Quizás sería más elegante el que esto estuviese integrado en Entourage, el equivalente de Outlook para Mac, pero no he encontrado nada tan sencillo como esta solución.

Presupuesto de tiempo

Hace unos días después de aceptar hacer más tareas de las que puedo realizar razonablemente, estaba pensando que una de las razones de esto, es que no tengo en cuenta que el tiempo es un recurso finito al igual que lo es el dinero.

Y si se usan sistemas de hacer presupuesto con el tiempo, quizás fuese útil organizar el tiempo de la misma manera. Estuve pensando en hacer algo similar a lo que hace mi madre con el dinero: meterlo en sobres cada mes para cada uno de los usos a los que lo va a destinar.

Curiosamente hay una aplicación de Mac que permite hacer esto con el dinero. Me pregunto si se podría hacer que funcionase con el tiempo...

Gestor de proyectos

Recientemente compré un Mac después de usar unos años PCs con Windows, y después de instalar el Office:Mac veo con sorpresa cómo el cliente de correo Outlook ha sido reemplazado por Entourage.

Entourage es una aplicación completamente diferente de Outlook aún teniendo funcionalidad similar. Lo que quizás me ha llamado la atención más es el gestor de proyectos. Esta función permite tener una lista de proyectos activos y una visión global de los mismos incluyendo calendario de reuniones asociadas con el proyecto, tareas, correos de los contactos del proyecto y ficheros.

De esta manera, a cada tarea (o correo o reunión) se le puede asignar un proyecto del que depende, de forma similar a como se asignaría una categoría.

La ventaja de este sistema, es que se puede tener toda la información de un proyecto en un lugar determinado, incluyendo tareas realizadas e incluso una lista de los ficheros asociados con un proyecto, que no necesariamente son ficheros de Office:Mac. (Por poner un ejemplo, en uno de mis proyectos actuales tengo ficheros de Matlab, documentos Word e ilustraciones en formato .jpg)

Tengo que decir que la palabra ¨proyecto¨ se usa más aquí en el sentido que tiene en GTD de David Allen, que en el sentido de Microsoft Project.

Blog de productividad

Comienzo hoy este blog dedicado a la productividad personal, a cómo ser más eficiente en el trabajo y más organizado en la vida personal.